Telefonansagen individuell und professionell gestalten mit diesen Tipps

Ansagen auf dem Anrufbeantworter sind ein wichtiges Marketinginstrument, um potenzielle Kunden zu gewinnen und zu binden. Nichts schreckt einen Hörer mehr ab, als eine zu lange oder schlecht verständliche Telefonansage. Damit Kunden nicht vorzeitig auflegen, ist eine professionelle Telefonansage das A und O.  

Der erste Eindruck ist entscheidend – das gilt insbesondere für Unternehmen, die sich ihren Kunden präsentieren. Für den Unternehmenserfolg ist ein positives Image schlichtweg unverzichtbar, um Bestandskunden zu halten und Neukunden zu gewinnen. Eine positive Markenwahrnehmung entsteht dabei nicht allein durch den optischen Eindruck, sei es mit Corporate Design oder Logo. Unternehmen können sich ebenso akustisch von der Konkurrenz abheben und das im positiven Sinne. Eine professionelle Telefonansage, die den Kunden außerhalb des Geschäftszeiten in Empfang nimmt, ist ein akustisches Aushängeschild und wichtiger Faktor für die Kundenbindung. Nichts schreckt mehr ab, als eine Bandansage in schlechter Tonqualität oder mit inhaltsleeren Floskeln. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Telefonansage individuell gestalten, so dass sie positiv im Gedächtnis bleibt.

Das ist bei der Umsetzung einer Telefonansage zu beachten

Das gelingt in erster Linie durch die Wahl eines geeigneten Sprechers. Von einer computergenerierten Bandansage ist dringend abzuraten, da die Wahrscheinlichkeit sehr groß ist, dass der Kunde bereits nach kurzer Zeit wieder auflegt. Empfehlenswert ist dagegen ein professioneller Sprecher, der akzentfrei und ohne Dialekt darüber informiert, dass der Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten anruft. Allgemein gilt, dass eine Telefonansage möglichst ohne Hintergrundgeräusche aufgenommen wird und der Sprecher langsam und deutlich spricht. Um der Stimme mehr Volumen zu geben, kann er während der Aufnahme stehen..

Ein Lächeln überträgt sich zudem auf die Stimmlage, was der Hörer positiv wahrnimmt. Um Fehler zu vermeiden, können Unternehmen ihre Telefonansagen von Profis aufnehmen lassen. Anbieter wie 1a-telefonansagen.de wissen, wie man eine Ansage professionell umsetzt und individuell gestaltet. So können Synchronsprecher bekannter Hollywood-Darsteller für die Aufnahmen herangezogen werden. Die Stimme von Bruce Willis (Manfred Lehmann) oder Julia Roberts (Daniela Hoffmann) bleibt dem Kunden garantiert im Gedächtnis.

Diese Informationen gehören in eine Telefonansage

Aber bei einer professionellen Telefonansage kommt es nicht allein auf die Stimme an. Selbst erfolgreichen Unternehmen unterlaufen gerade hier Fehler. So sind beispielsweise lustig gemeinte Ansagen für seriöse Unternehmen ein absolutes No-Go. Generell gilt, die Ansage so kurz und informativ wie möglich zu halten, wobei eine Länge von maximal 15 bis 30 Sekunden ideal ist. Lange gesprochene Texte wirken ebenso abschreckend wie Standardfloskeln à la „Leider sind wir im Moment nicht erreichbar“. Zu den wichtigsten Informationen bei einer Ansage auf dem Anrufbeantworter zählen:

  • Unternehmensname
  • bei einer Durchwahl Vor- und Nachname
  • Erreichbarkeit bzw. Angabe der Geschäftszeiten
  • alternative Kontaktmöglichkeiten (E-Mail, Kollege, Rufnummer der Notfall-Hotline)
  • Hinweis, ob der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann (Bitte um Name und Rufnummer)
  • Verabschiedungen

Einen Rückruf in Aussicht zu stellen ist übrigens nur dann empfehlenswert, wenn das tatsächlich umsetzbar ist, da die Erwartungshaltung des Kunden sonst nicht erfüllt wird. Der Rückruf sollte idealerweise mindestens innerhalb der nächsten vier Stunden erfolgen. Neben den wichtigsten inhaltlichen Informationen, die eine Telefonansage enthält, ist es ratsam, den Text regelmäßig anzupassen und bestenfalls mehrere Bandansagen vorzubereiten, zum Beispiel für Werktage außerhalb der Geschäftszeiten, Feiertage, Wochenenden oder Betriebsruhe.

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