Redner und Präsentation auf dem Podium, schweigende Zuhörer im Saal, diese Zeiten sind vorbei. Ganz neue Veranstaltungsformen erobern Seminarhäuser und Konferenzsäle. Es ist Zeit, innovative Akzente zu setzen.
Green Meetings
Veranstaltungen, die den C02-Haushalt nicht belasten und deshalb nachhaltig genannt werden dürfen, sind ein internationaler Megatrend. Immer mehr Kunden und Veranstalter verlangen nach diesem Format. Es gilt, die Nachhaltigkeit bereits bei der Planung der Veranstaltung zu berücksichtigen. Kongresshäuser und große Veranstalter sollten über Spezialisten verfügen, die über Weiterbildungen spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse bei der Planung nachhaltiger Veranstaltungen gewonnen haben.
Das Umweltbundesamt hat einen Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen publiziert. Bei diesem Kundenkreis haben nur Hotels und Tagungshäuser eine Chance, die als Green-Meetings-Häuser zertifiziert sind und biologische Produkte bei ihren Mahlzeiten verarbeiten. In den Kantinen und Kiosken gibt es kleine recycelbare Verpackungseinheiten, Leitungswasser zum Nachfüllen und fair gehandelte Produkte bei Tee, Kaffee, Schokolade und Zucker. Regionale Erzeugnisse werden bevorzugt. In die Kongressregistrierung werden die Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn im Preis integriert. Shuttles fahren elektrisch oder hybrid. Als Energie dienen Ökostrom, Wärmepumpen und Blockheizkraftwerke. Papier wird digitalisiert. Setzen Sie einen CO2-Rechner ein und kompensieren Sie überschüssige CO2-Emissionen durch die Unterstützung entsprechender Projekte. Dann werden die Veranstaltungsgäste Sie gut bewerten. Bei Fivestar Marketing können Sie Google Bewertungen kaufen.
Digitale Technologien im Konferenzeinsatz
Veranstalter müssen zeitnah digitale Informationen liefern. Zukunftsvisionen träumen von Smart-Meeting-Assistants, die von der Akquise bis zur Nachbereitung die Konferenzteilnehmer begleiten und alle digitalen Infos liefern. Hier sind gebündelte Angebote für die gesamte Veranstaltung mit zunehmender Individualisierung des Aufenthaltes zusammenzuführen. Dafür werden Datentools bis hin zu Virtual-Reality-Anwendungen und Direktdruckverfahren benötigt. Für den Anfang werden alle Kongressteilnehmer mit Tablets ausgestattet. Die Digital Manager der Veranstalter und der Häuser müssen den Markt beobachten und sich auf diese Entwicklung vorbereiten.
Hybridveranstaltungen und Barcamps
Diese zukunftsträchtige Veranstaltungsform nutzt konvergierenden Segmente der Bühnentechnik, Beleuchtung, Akustik, Präsentations- und Übersetzungstechnik sowie interaktive und Feedbackoptionen (z. B. Voting, Gaming) gleichzeitig. Mit Adobe Connect werden Teilnehmer in die Veranstaltung einbezogen, die sich nicht am Ort des Kongresses befinden. Über Skype oder andere virtuelle Technologien sind Teilnehmer verbunden, die nicht am Veranstaltungsort sein können. Dazu müssen die entsprechenden Kongresszentren mit digitaler hybrider Technik und sehr großen Datenleitungen ausgestattet sein. Für diese Veranstaltungen sind verschiedene Softwarepakete verfügbar. Physische und virtuelle Einheiten sind integriert im Dialog miteinander zu planen. Auch für die Realisation dieser Konzepte sind neue Spezialisten erforderlich.
Ganz das Gegenteil sind Barcamps, an denen nur wenige Teilnehmer anwesend sind und Tagungsprogramm und -ablauf spontan von ihnen geprägt sind. Die Barcamps sind besonders als produktive Meetingform für Spezialisten zu bestimmten Themen geeignet.
Weitere wichtige Zukunftsaspekte von Veranstaltungen
Zukunftsfähig sind solche Veranstaltungen, wo bei Teilnehmern und Referenten ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Frauen und Männern besteht und die Raum für Menschen aus vielen Nationen und Ethnien bieten. Umfragen haben gezeigt, dass heute Kongressteilnehmer die intensivsten Änderungen der Branche im Bereich der Technologie und der Globalisierung erwarten. Dabei ist der Diskurs wichtiger als die Wissensvermittlung, denn Wissen steht in immer mehr Medien auch außerhalb von Kongressen jederzeit abrufbar bereit.
